今回ご紹介するのは、約2週間前に公開しました経理作業を年800時間効率化したお話の続編です。
ちなみに前回の記事はこちらです。
今回お届けする内容は、前回紹介した効率化作業のうち、もう少し手軽に始められるものを紹介します。
この内容を参考に、少しづつでも業務効率化に取り組んで頂けるとうれしいです。
前回の内容のおさらい
前回のブログでは、私が一般企業の経理事務職を経験していた際に、年間800時間の作業時間を効率化したお話でした。
その効率化する際に行った事が、人が会計データよりダウンロードしたデータを手作業で集計していた作業を自動集計化させたお話でした。
その際に使用したのが、エクセルの機能である「VBA」です。
前回のお話では、このVBAについて、詳しくお話しませんでしたので、今回はこのVBAについて、お話しします。
プログラムは、AIを使えば簡単に作成できます
前回の内容では、エクセルの中のVBA機能を使って効率化した部分がメインでしたが、このVBAはある程度プログラムの知識がなければ作れません。
ですので、前回のブログを読まれた「なんだ、じゃあ自分にはできない」と諦めた方もいるかもしれません。
しかし、今は必ずしもプログラムを知っていなければならないというわけではありません。
表題の通り、「AI」を使えば、実は簡単にプログラムを作ることが可能なのです。
その為にはAIに対して、人が「正しい支持」を出してあげる事が重要です。
ここからは、AIへの正しい支持の出し方をテストデータを用いて紹介します。
テストデータの内容
では前回のブログで使用した以下のテストデータを用いてAIにVBAのプログラムを作ってもらいましょう。
AIにやってもらいたいことは以下の通りです。
会計データより「取引先」・「支払金額」・「支払日」・「摘要」のデータが用意されており、「D2」セルに集計をしたい「支払日」を設定します。
あとは、会計データより「支払日」が一致するデータのみ抽出してリスト化してもらいます。
AIへの指示例を作成
では、AIには以下のように指示をしてみましょう。
何も特別なことはありません。日本語でどのデータをどのように集計したいかを支持します。
◆AIへの指示例
ExcelでB5セル以降に取引先、C5セル以降に支払金額、D5セル以降に支払日、E5セル以降に摘要が記載されているデータで、D2セルに条件として指定した支払日を入力し、条件と合致した支払日のデータを抽出し、新しいシートに転記をするマクロを作って。
では、この指示文をそのままAIソフトへ入力します。
AIからの回答
AIからの回答とVBAのプログラムが以下の2つの画像です。
この結果、どう思われます？
意外と、プログラムを知らなくてもできてしまうと思いませんか？
では、この後は実際にエクセルに転記してVBAを動かしてみます。
AIの回答を実際に実行テスト
では、AIが作ったVBAを実行テストする為、まずはプログラムのコードをコピーし貼り付けします。
あとは実行して、どんな結果が提示されるのかを確認します。
エクセルでVBAを実行した結果、「転記シート」というシートが新たに作成され、ほしい支払日での集計結果の一覧表が作成されました。
このように、必ずしもプログラムを知っていなくても効率化は可能なのです。
今回は、簡単な例でしたので、一度の指示でほしいプログラムが作成できましたが、修正が必要な場合もあります。
その場合は、修正してほしい箇所を「どのように」修正してほしいのか支持をし、少しづつ修正していけばいいのです。
今回のテスト例であれば、一回あたりの効率化時間は数分かもしれません。ただ、そのような小さな改善が10個あれば30分や1時間の効果も期待できます。それが1年であれば、数時間となるのです。
実は、このような小さな努力が積み重なって大きな成果を生む、やがてもっと大きな業務の改善が行えるようになっていきます。
ぜひ、小さなところから改善を試してもらえたらと思います。
まとめ
今回は、エクセルのVBAについて、AIにプログラムを作ってもらう方法を紹介しました。
やっていることは非常に簡単で、一見意味がないように感じますが、その積み重ねが大きな効果を発揮します。
また、一度時間を掛けて改善したものは、その後、一生効率化の効果を受け続けることができるのです。
実は、ここが効率化の効果がジワジワ効いてくる部分なのです。
ひとつひとつは小さなことだからと諦めることなく、着実に効率化を試してみましょう。
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